バーチャルオフィスの申込み方法とその手順・必要書類・各注意点について

各運営会社のサイトには「お申し込みはこちら 」のようなボタンがありますので、そちらをクリックして表示される申し込みフォームに必要事項を入力し、送信を行います。

 フォームの具体的な入力項目は「名前や住所などの個人情報、利用したい拠点、プラン名、利用目的、事業内容、支払い方法」などが一般的です。

 特に法人口座開設を視野に入れた法人利用の場合は審査が厳しくなる可能性がありますので、利用目的や事業内容はしっかり整理して詳しく記入するのがおすすめです。

※会議室などが併設されている有人店舗では、来店での申し込みが可能な場合もあります。そういった場合は施設の内覧が可能な場合も多いので、現地を実際に使われたい方は来店もおすすめです。

後ほど本人確認に使う免許証等の記載内容と、申し込みフォームに記載した住所や氏名等が違っていると審査に通らない、もしくは記入し直しとなります。番地や部屋番号なども含め細かくチェックして、間違いのないよう入力・記載しましょう。

本人確認や審査のために必要な書類を提出します。内容は以下の枠内のとおりです。

具体的な手続き方法は運営会社によって差があり、「①の申込みフォーム記入時に画像などで必要情報の添付が求められる場合」と、「①の申込みを行なった後届いたIDなどを使ってサイトに会員ログインを行い必要書類をアップロードする/もしくは別途書類提出用のメールフォーム等が届く」などの場合があります。

代理人が申し込みをする場合、更に「委任状」と「代理人の本人確認証(免許証等)」が必要になります。
併せてご準備ください。

「今後法人化を考えているが、今はまだ個人事業主」という場合は、ひとまず個人での申し込みを行なったのち、法人成り後に法人契約に切り替えを行う場合が多いです。ただこの部分は会社やプランごとに多少差があるため、事前に運営会社にお問い合わせください。

①、②の情報をもとに、審査が開始されます。
審査にかかる時間は会社ごとに違い、短くて30分程度というところから、長いと1週間程度という会社もあります。主要なバーチャルオフィス運営会社では、概ね1日もかからない印象です。

審査内容やその結果(判断理由)については各社詳細が明らかにされていませんが、

・申込み時の入力情報と本人の提出書類に齟齬がないか
・確かに本人か
・利用目的や事業内容に違法性はないか
・過去の犯罪歴や信用調査

などが審査の対象となっていると考えられます。
「過去に服役した経験のある方が審査に落ちている」などの報告もあるため、しっかりした会社では単なる提出書類の確認のみならず、そのあたりの信用審査も行われていることが予想されています。

審査に通ったら入金手続きを行います。
「審査通過のお知らせメール」などに入金用のURLや請求書が併せて添付され送られてくることが多いので、そのURLからカード決済を行う、もしくはメールの記載内容をもとに銀行振り込みなどを行います。

この時の入金の中身は「入会金や保証金(デポジット)などの初期費用 + 初月の月額利用料*」が一般的です。
 ただし「月額利用料*」の部分は、年間契約のプランだと「1年分の利用料前納」であったり、単月契約でも「最低契約期間分(例えば3か月分など)」が一度に請求されることがあります。
こちらは契約するプランによって差が出ますので、思った以上の金額請求に慌てないよう、契約前にプランをしっかり確認しておきましょう。

※審査が緩めの会社だと、①の申し込み手続きのあとにすぐ入金が発生する場合もあります。

書類上の審査(本人確認)に加えて、「本当に本人が実在するのか(犯罪等を目的とした架空人物の申請ではないか)」を確かめるため行われます。

従来は「本人確認用の書類が登録住所宛てに送られ、そちらにサインをして返送する」という形で実在確認が行われていましたが、近年では「eKYC」というオンライン上で本人確認が行えるツールの利用が増えてきています。(各種カードにスマホをタッチして情報を読み取らせたり、スマホに顔を映して指定枠内に顔を入れ指示に従って動いたりするようなものです)。

eKYCは利用している会社としていない会社にはっきりと分かれますが、余分な時間もコストもかからないうえ、より本人確認の正確性が上がるため利用する会社が増えてきています。このシステムのおかげで最短即日で利用開始ができる会社も増えました。

全ての手続きが無事終了すると、いよいよ「契約成立・利用開始」となり、住所などの利用が可能となります。
ただこの利用開始日(契約日)のタイミングは各社微妙に違いがあり、「⑤の本人確認が完了して利用開始」となる場合もあれば、「④の入金が確認でき次第住所記載が可能」という会社もあります。

大体はその会社の必要な手続きが完了すれば「この日から利用開始できます」という旨の通知が来ますが、念のため契約を進めている会社の要件を確認し、規約違反とならないよう利用をはじめてください。

①~⑥までは、会社によっては速くて即日、遅くても1週間程度となります。