近年サービスが増加傾向にある「バーチャルオフィス」。そのしくみやそもそもの概念、また一般的なサービス内容や料金体系(費用)などをまとめて分かりやすくご紹介します！
バーチャルオフィスの基本概念とサービス内容について
バーチャルオフィスとは？
当サイトでは「バーチャルオフィス」を専門にご紹介しておりますが、そもそもバーチャルオフィスとは何なのかというと、「物理的な作業スペースを持たない仮想の仕事場」のことを指します。
実際の仕事場や作業所とは別に、住所のみを借りてそちらをオフィスとすることで、取引時のプライバシー保護や物件にかかるコストの削減、信頼性やブランディング向上など、利用者にとって物理面や心理面ともに大きなメリットが得られるサービスとなっています。
バーチャルオフィスは、物理的な作業スペースの貸出しを行なっている「コワークスペース/レンタルスペース/レンタルオフィス」などとは別のサービスであることに注意が必要です。サービスのプランで一部「現地で仕事が行える」というものもありますが、基本は「住所の貸し出しのみ」となります。
また同じ「バーチャルオフィス」という名前で提供されているワーキングツール(リモートワークなどで職場から離れて仕事をするメンバーの取りまとめ/指示や作業の共有用ツール)もありますが、そちらも全く別のサービスとなりますので混同されないよう併せてお気をつけください。
バーチャルオフィスのサービスってどんな仕組み？
そのような「バーチャルオフィス(仮想の仕事場)」を個人や法人に貸し出しているのが、バーチャルオフィスサービス運営会社です。
サービス運営会社はビジネスで人気の地域を中心に自社ビルや賃貸などの物件を保有しており、その住所を貸し出したり、電話番号の提供などを広く行うことでサービスを運営・継続しています。
１つの物件住所だけを貸し出している会社もあれば、国内外に数多くの物件権利を保有し、沢山の地域から借りたい住所を選べるようにしている会社もあります。
バーチャルオフィスの一般的なサービス内容とは
バーチャルオフィスの基本的なサービス内容は以下の通りです。
主な提供サービス
・住所の貸し出し
・法人登記可能住所の提供
・郵便物や荷物の受取り、登録先への転送
・電話番号のレンタル、着信や録音伝言の転送
・会議室の貸し出し
・来客応対
オプションなどで用意されているサービス
・電話秘書代行サービス
・FAX番号レンタル、FAX転送
・各種事業支援/法人化お手伝いサービスなど
・コワークスペースの提供
・複合機やロッカー、専用ポストなどの利用
どの運営会社も用意されているサービスの大枠は上記のものとほぼ共通で、「価格帯の高いプランになるごとに付帯するサービスが充実していく」というのが一般的です。
例えばある運営会社の場合、低価格帯の「ライトプラン」であればサービス内容は住所の貸し出しのみで利用料金が割安、上位の「ビジネスプラン」になると利用料は割高となりますが、住所利用に加えて郵便や電話転送・登記・オプション利用が可能になる、といった具合です。プラン名やサービスの細かな内容は違えど、多くの会社で同様の形がとられています。
サービス内容には細かな違いがあります！
バーチャルオフィスの一般的な料金体系
バーチャルオフィスの利用料金は、初期費用と月額費用に分けられます。
初期費用について(0円~10,000円)
初期費用はサービスの利用開始時に一度だけ支払う費用のことです。主に「入会金・保証金(デポジット)・登録料」などの名前がついています。
業界平均は5000円程度ですが、入会金などの初期費用が全くかからない会社もあります。
また入会金や登録料は基本的に解約時には返金されませんが、「保証金」は会社によっては戻ってくる場合があります。「先に預かった保証金(デポジット)のなかから郵便転送料を支払う」といった会社もあり、保証金のみ対応が変則的であると覚えておきましょう。
月額費用について(500円前後~10,000円前後)
月額費用はサービス維持のため毎月支払う利用料金のことです。
こちらは同じ会社であってもプランによって金額が様々で、住所貸しメインの格安プランだとひと月500円~2000円前後、本格的なビジネス向けプランだと2000円~5000円前後となる場合が多いです。
特化型のサービスを利用したり様々なオプション追加などを行うと10000円前後となる場合もあります。
また同じプランでも、月額契約(ひと月ごと料金お支払い)に比べて利用料が割安となる「年間契約/1年分全納(前納)」などのお支払いコースを選択された場合は、「月額利用料」といっても形だけとなり、先に一括でのお支払いが発生する場合が多いのでご注意ください。
主な支払い方法
利用料金のお支払いはクレジットカードと銀行振り込みが一般的です。
クレジットカードの場合は即時振り込みや毎月の自動引き落としが可能で便利ですが、利用限度額を超えてしまい引き落としが失敗しないよう少し注意が必要です。
銀行振り込みの場合、クレジットカードを使わなくてもよいことが一番のメリットですが、振込手数料や振り込み忘れに気を付ける必要があります。
支払いや引き落としのタイミングは各社まちまちですが、月ごとの契約であれば基本的には「当月利用分を月末締めで合算し、翌月に請求(支払い)」という形が一般的です。ただ会社によっては「翌月分を当月前払い」というところもありますので、確認が必要です。
また月の途中でサービスを申し込み・利用開始した場合は基本的には日割り計算にて請求されますが、特に年間契約などの場合利用開始月からの単純計算となり日割りがなされない場合もあります。利用を考えている会社によく確認をして、気になる方は利用開始のタイミングもうまく調整しましょう。
バーチャルオフィスの基本的なシステムまとめ
基本的なバーチャルオフィスのしくみや提供サービス内容についてお伝えしてきました。
バーチャルオフィスで用意されているサービスの大枠はどの会社も共通している部分が多いですが、細かく見ていくと各社かなり内容に違いがあります。
ご自身のご利用目的や予算に合わせてしっかり内容を吟味し、満足のいくバーチャルオフィスライフをお過ごしください。
▼格安バーチャルオフィスの最安ランキングはこちらから！
